ניהול הפיזי שלה ארכיון - ניהול רשומות התאגיד

את האפקטיביות של ניהול פיזי בארכיון של חברה תלויה יישום של כלים ושיטות ספציפיות

זה חיוני לעסקים להיות מודאג עם מסמכים.

הרבה יותר מסתם חוקי כפייה לקיים, בארכיון הוא הכרח. הניהול השוטף של רישומי ביניים וניהול ארכיון עבור שני השירותים לא למחיצות ומתואמת ביניהם: ארכיון ושירות רשומות מאגר. ככזה, ארכיון של מסמכי נייר הוא הליך זה יכול להיות במהירות מורכב אם את הכללים ואת פרקטיקות טוב אם הם לא נפגשו, במונחים של שני הסיווג במחסן. ללא קשר לצורה, או את הפעילות של החברה את ניהול הארכיונים, היא הכרח. היא החלה בקלילות, למרות שהיא מבוססת על פעולות מלכתחילה פשוטה: מטרת הארכיון היא, מצד אחד, לשמר ולשמור את המסמכים של החברה במצב טוב, מצד שני. כדי למצוא אותם, או להחזיר אותם בכל עת לכן, זה לא מופחת פשוטה אחסון על מנת לקיים את תקופת השמירה של המסמכים, אבל הוא מבוסס על ניהול כוללים של נייר ארכיון, המהווה חלק של אחסון בארכיון מדיניות זו תהיה יעילה ובת קיימא, מאז הקמתה ועד לחורבן של הארכיון. ניהול של הנוכחי ביניים ארכיון למטרות ניהול דורש מסוים כלים ושיטות ספציפיות לוקח בחשבון את סט של אילוצים הקשורים לניהול מסמכים. זה בארכיון ההליך דורש יותר הקפדה והיגיון, כי הוא כולל: ניהול פיזי ארכיון (ארכיון) לא יכול להיות מאולתר. ליישם חזק ומוכח מסייעת להבטיח את נגישות, אמינות, שלמות המסמכים. מערכת זו מבטיחה את התמיכה של המסמך מיצירתו שלה בארכיון. הוא מציע הרבה אפשרויות, כגון יישום של נהלים זכויות גישה. עם כל הכבוד ויסות לציית, ישנם תקני ספציפיות בארכיון, ובפרט בתקן אשר מבטיח: עבור המקרה הספציפי של מסמכים רשמיים, תקן מבטיחה את תקנה את הכתיבה שלהם, כך בתקן, כמו היא אחראית על ויסות רשומות נתונים. אלה תקני או מועברים מעיד, הן לא חובה, לא תמיד ערובה עליונה של מקצוענות. זה לעולם לא יחזור על עצמו מספיק, לא שולל על ידי סטנדרטים.

זה בחילופי מידע עם צד שלישי, בחוויה שלה, ואת אותה הבנה של הצרכים הממשיים, תוכלו למצוא את הרמקול שאתה צריך.

הארכיון לרשות את כל המסמכים הופקו או התקבלו על ידי עסק במהלך כל שנת הכספים של פעילותה. כתוצאה מכך, הם חייבים להיות נשמר: הם לעקוב אחר כל כלכלי וחברתי הפעילות של החברה. את מצעים, הם מגוונים: ניהול בפועל תלוי בסוג מדיה כדי לאחסן ולסווג, אבל גם בארכיון המדיניות שאומצה על-ידי החברה (מתאים הארגון שלה סוג של פעילות), כמו סוג מסוים של כל ארכיון (תיאוריה של שלושה דורות): שאלות נפוצות בפני קובעי המדיניות בתחום סיווג ואחסון בארכיון של התאגיד מסמכים הגשת מסמכים של החברה פוגש את הכללים הבסיסיים כדי לעקוב אחר כדי לסווג בצורה מועילה, אפקטיבית ו בר קיימא בתוך סט של המסמכים של החברה. בזמן כזה או אחר, החברה ניצבת בפני בעיה של בארכיון והגשת אשר הוא חייב לנהל, לאחר הופקו או התקבלו. בואו הצפיפות של המסמכים היא לא הפתרון. למצוא מצב בריא, ישנם הליכים של הדירוג שנקבע על ידי המונח הכללי על ניהול רשומות. זה הוא כלי ניהול רשומות אשר ממליצה להתייחס אליהם כאל של היצירה שלהם: היקפו מוגבל ולכן הנוכחית ביניים ארכיון, תוך לקיחה בחשבון: נקודת מבט של תקנים ותקנות, ניהול רשומות הוא תהליך של בארכיון גם קופסא. ניהול רשומות כבר האובייקט בשנת של תקן בינלאומי, שנרכשה ב- על ידי האגודה הצרפתית דה-נורמליזציה תחת הכותרת.

ניהול רשומות, לכן, שמטרתו להקליט את השיקול של המסמך, על-פי היצירה שלו, ולכן, במעלה הזרם של סרט תיעודי על תהליך.

זוהי הסיבה מדוע זה כולל בגישתה סיווג התוכנית או את תוכנית סיווג הסיכונים, כולל: מה מבדיל בין סיווג של מחסן, זה יפה, טוב לשים במקום במעלה הזרם של ניהול על פי סיווג תכנית לוגי היררכי. לכן זה חיוני כדי השירות אחראי ליישום תוכנית סיווג לשאול את השאלות הנכונות, כלומר: סיווג של רישומים עדכניים הוא היסוד, הוא אמר להיות מקורי ועקבית בשל העובדה כי הוא חייב לכבד את החיים של הארכיונים ולכן הופך את ההשתקפות של פעילות החברה. כדי לעשות זאת, סיווג זה עשוי יצירת הארכיון ולא בדיעבד, וגם כדי להפחית את גודש בערימה של ארכיון לאחסן מבלי להיות מעובד או מיון. איך לסווג, זה מחייב הקפדה זה תקף שיטה ללא קשר לסוג של ארכיון (הנוכחי, ביניים, סופיות). זה מבוסס על ההבחנה להתבצע על טבעו של החומר: הדירוג הוא מהיר ויעיל כאשר הוא החל מוקדם ככל הייצור שלב של הארכיון. לכן, ברור כי הקמת תוכנית סיווג לא מאולתר ודורש הרבה דרישות כדי להיות יעיל. לכן זה חייב להיות מובנה להתאים: זה חייב ליפול כל הזמן על האפשרות של המחקר של מסמכים (איך למצוא בקלות את המסמך.) ולכן צריך להיות מקיף. מבחינה מבנית, את תוכנית סיווג עובד באופן הגיוני ומובנה. מסמכים מסווגים ומופצת על-פי לוגי הסכימה, היררכיה מן הכללי אל הספציפי. המטרה היא לשלב את כל המסמכים מבלי לאבד את הדיוק. המקיף שלה לטבע היא בשל העובדה כי הוא אחראי על הגשת כל המסמכים המשקף את המשימות של החברה, את פעילותה.

סט שלם של מסמכים כדי להיות מסווג ללא תלות בסוג של אחסון בינוני (נייר, צילום, נתונים אלקטרוני) לבסוף, ישנם שלושה סוגים של תוכנית סיווג על פי סוג הפעילות של החברה (פונקציות ופעילויות), את הארגון (מבנה המבצע), על-ידי אובייקט.

כמו בארכיונים של החברה הם השתקפות של פעילות, העדפה, כל תמורה ניתנת לסיווג תכנית פונקציונלית. עם זאת, שילוב של שיטות לא לכלול, בתנאי, כמובן, לא לערבב את הבסיסים של החטיבה, ולשים את כל התיקיות באותה רמה. סוף סוף, ההצלחה של סיווג תכנית יהיה תלוי שירות ארכיון לבנות תוצאה של ידע מושלם של המבצע, פעילויות של החברה ועל השירות שהיא מנהלת. זו הסיבה חקירה מראש הוא חיוני כדי לפתח תוכנית הסיווג של"עובדה"תפורים". הודות ליישום של ניהול רשומות בתוך החברה שרוצה לנהל ביעילות את ארכיון, עכשיו זה אפשרי זה האחרון: ניהול הארכיונים, בכפוף תוכנית יעילה סיווג מוביל באופן בלתי נמנע רווח של זמן ואת הפרודוקטיביות של החברה, הפחתה של עלויות הניהול הולכים באותו כיוון. למעשה, סיווג שיטתית ארכיון כרוך מחזור הדם, גישה הקל מאוד, ובכך לתרום לפתח את הביצועים של החברה. ההיגיון של בארכיון חייב לקחת בחשבון את משך הזמן של חוקי שימור של מסמכים על מנת לקבוע כמה זמן מפיק יש אינטרס לשמור על חומרים ארכיוניים, את גורלו של מסמכים אלה בסופו של פרק זמן זה. המלאי הספר שילוב הכמות והערך של הנכסים וההתחייבויות לזהות את המלאי. הפנקס מכיל את כתבי הקודש של הספר-יומן לפי התוכנית של חשבונות של החברה, שמירה ואימות של הספרים הנדרשים.